Tips voor online werken, connection first!

“Goedemorgen allemaal, welkom bij deze online-vergadering.  Het komende uur staan onderwerp X,Y en Z op de agenda en streven we ernaar doel A,B en C te bereiken. Tussendoor nemen we een kwartiertje pauze om koffie te halen en de benen te strekken. Daarna gaan we even uit elkaar in ‘breakouts’ om in groepen conclusie A, B en C te formuleren. Als ‘huiswerk’ voor de volgende vergadering gaan we aan de slag met punt 1 en 2 op het Miro-bord. Binnen twee werkdagen ontvangen jullie de verslaglegging voorzien van actiepunten en afspraken.”

De opening van bovenstaande digitale vergadering is voor vele herkenbaar. De afgelopen maanden zijn we namelijk allemaal sterren geworden in het maximaal digitaliseren van onze werkprocessen. Niet alleen vergaderingen maar ook kennismakingen, acquisitietrajecten, brainstormsessies en tal van andere werkprocessen zijn verplaatst naar MS Teams of ZOOM. Heerlijk.. Geen reistijd, méér productieve uren én minder afleiding. Althans, dat is de conclusie op het eerste gezicht.

 

2018 versus now

Ga nu eens in gedachte terug naar 2019 of 2018. Hoe deden we dit ‘toen’? We kwamen ’s morgens binnen op kantoor of schoven aan tafel bij een potentiele opdrachtgever. Dronken samen een goede kop koffie, deden wat ‘chitchat’ en begonnen vanuit VERBINDING aan onze afspraak.

Hoe doen we het nu? We komen één minuut van tevoren onze digitale meeting ‘binnen’, gaan direct op ons doel af, zetten soms onze microfoon én camera uit en drukken op de ‘rode knop’ zodra het mogelijk is.

Of je nou je product of dienst wilt verkopen, resultaat uit je vergadering wilt halen of een productief werkoverleg met je collega’s wilt hebben, resultaat behalen begint bij de basis. Die basis is de VERBINDING tussen mensen. Als Your Connection Booster onderstreep ik dat juist NU de verbinding tussen mensen, projecten en organisaties van essentieel belang is voor een goede bedrijfsvoering.

 

Concrete tips om op afstand te blijven verbinden

“Maar hoe leg ik deze verbinding dan nu alles online gaat?” hoor ik je denken. Het is simpeler dan je wellicht denkt. Ik geef je per onderwerp een aantal concrete tips.

(Online) acquisitie
Via social media kanalen zoals Linkedin of Instagram je (nieuwe) dienst of product onder de aandacht brengen is makkelijk en snel. Echter is het ook de minst persoonlijke manier die er is. Kies er daarom voor om ook online verbinding te maken met je doelgroep. Dit doe je door een goede verbindende content kalender op te stellen gebaseerd op drie onderwerpen.

  1. voorstellen, vertel regelmatig iets over jezelf en je bedrijf (vertrouwen creëren)
  2. kennisdelen, deel in blogs of artikelen specifieke kennis over je vakgebied (autoriteit in vakgebied uitstralen)
  3. acquisitie, laat zie welke meerwaarde je levert (vanuit vertrouwen verbinden)

Waarom deze onderwerpen? Met nummer 1 en 2 bouw je vertrouwen en autoriteit op richting je doelgroep, vanuit deze verbinding kan je beginnen aan ‘warme’ sales in plaats van ‘koude’ sales’.

Vergadering
Zoals je in de opening las zijn online vergaderingen tegenwoordig enorm concreet en ‘to-the-point’ waardoor er nauwelijks ruimte is om te verbinden met andere deelnemers. Een aantal tips om meer interactie en verbinding te krijgen tijdens een vergadering.

  1. Start met een ‘Do-Now’ bij ‘binnenkomst’ geef je alle deelnemers een korte opdracht. Bijvoorbeeld: geef met een stip op de kaart op het Miro-bord aan waar je nu bent. Neem vervolgens kort te tijd om met drie woorden iedere stip toe te lichten.
  2. Pauze momentje: vraag iedere deelnemer met welk gevoel ze op dit moment in de bijeenkomst zitten. Dit mogen ze doen met maximaal drie smileys in de chat. Bespreek de output aan het begin van deel 2 van je vergadering.
  3. Tijdens de vergadering: laat mensen fysiek reageren op standpunten. Bijvoorbeeld: ben je het er mee eens? Duim omhoog. Niet eens? Duim omlaag.

Op afstand verbinden met collega’s
Op afstand werken is momenteel actueler dan ooit. Hele organisaties, projectteams en ‘eenzame’ freelancer werken op afstand. Hierdoor is het contact met je collega’s en opdrachtgevers veel minder diepgaand dan ‘normaal’. Toch hebben we allemaal behoefte aan persoonlijk contact. De afgelopen maanden hebben we binnen ons eigen projectteam (bestaande op freelancers)  regelmatig ‘koffiemomentjes en digi-borrels’ in gepland om eventjes gewoon met elkaar in gesprek te gaan. Ondersteund met een lekker borrelpakket en een goede pubquiz maakt dat je even vanuit een ander perspectief met elkaar in gesprek bent.

Laat je niet verleiden!

De laatste stand van zaken toont aan de we naar alle waarschijnlijkheid nog minimaal een aantal maanden veel minder fysiek zullen werken. Hoe fijn het soms ook is om minder reistijd, meer productieve uren of minder afleiding te hebben, laat je NIET verleiden! Blijf juist de komende maanden verbinden met je collega’s, je projectteamleden en je (potentiele) opdrachtgever. Blijf bij de basis, kies voor VERBINDING.